De Archiefwet 2021 is een nieuwe wet die de oude Archiefwet van 1995 vervangt. Deze nieuwe wet is specifiek gericht op de digitale realiteit. Daarnaast worden ook de Archiefregeling en het Archiefbesluit, 2 uitvoeringsregelingen van de Archiefwet, aangepast. Deze regelingen beschrijven hoe de bepalingen in de nieuwe archiefwet in de praktijk moeten worden toegepast.
Op dit moment beantwoordt het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen verschillende kamervragen die naar voren zijn gekomen tijdens de behandeling van de nieuwe wet. Een van de actuele vraagstukken gaat over de archivering van chat- en sms-berichten. Naar verwachting wordt de parlementaire behandeling van deze wet voortgezet vanaf het 2e kwartaal van 2023.
De Archiefwet is in de 1e plaats van toepassing op alle overheidsinstanties. Kort gezegd valt alle informatie die te maken heeft met de uitvoering van taken van een overheidsorgaan binnen de reikwijdte van de archiefwet. Deze wet legt de kaders vast voor het ordenen en toegankelijk maken van gemeentelijke informatie.
Een van de belangrijkste veranderingen in de nieuwe archiefwet ten opzichte van de oude wet van 1995 is dat de termijn voor het overbrengen van permanent te bewaren informatie wordt verkort van 20 naar 10 jaar. Deze termijn geldt voor informatie die is ontstaan na de invoering van de nieuwe archiefwet en geldt niet met terugwerkende kracht. Door informatie eerder over te brengen naar openbare archieven, waar het duurzaam wordt beheerd en toegankelijk is indien toegestaan, wordt de overheid transparanter. Informatie van de gemeente Velsen wordt bijvoorbeeld beheerd in een digitaal depot van het Noord-Hollands Archief.
Om aan de eisen van de nieuwe archiefwet te voldoen, moeten we zorgen voor een goede digitale informatiehuishouding. Bewustwording over dit onderwerp moet binnen de organisatie worden vergroot. Hiermee is al een start gemaakt door initiatieven zoals de Wet open overheid, het gebruik van het nieuwe zaaksysteem Djuma, en de verdere ontwikkeling van zaakgericht werken binnen Velsen.
De verplichting om permanent te bewaren informatie over te brengen naar het digitale depot heeft gevolgen voor de applicaties die de gemeente gebruikt. Op dit moment is de impact van deze verplichting nog niet duidelijk. De beheerskosten van de overgebrachte informatie naar het depot vallen onder de jaarlijkse bijdrage van de gemeente Velsen aan de gemeenschappelijke regeling met het Noord-Hollands Archief. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten heeft gevraagd om compensatie voor gemeenten voor de extra kosten die gepaard gaan met de invoering van de nieuwe wet. Ook is gevraagd om een uitvoeringstoets op te stellen voor het beschikbare archiefbesluit en de archiefregeling, om duidelijkheid te krijgen over de aanvullende kosten.